Ekinops, une société de droit français, immatriculée au registre du commerce et des sociétés (RCS) de Saint Brieuc 444 829 592, France (« la Société »), traite des Données à caractère personnel (telles que décrites ci-dessous) dans le cadre de ses activités commerciales, y compris les Données à caractère personnel des personnes visitant les sites Web qu’elle exploite (le « Site Web »).
L’objectif de la présente « Déclaration de confidentialité et de protection des données » (la « Déclaration ») est d’expliquer à toutes les personnes concernées (ci-après dénommées « Vous », « Vos » ou « Votre » dans la présente Déclaration) comment et pourquoi la Société collecte et utilise ces Données à caractère personnel et comment Vous pouvez contrôler cette utilisation.
Par « Données à caractère personnel », on entend toutes les informations qui permettent d’identifier une personne, soit directement (par exemple, par son nom, son prénom ou sa date de naissance), soit indirectement par référence, selon le cas, à un numéro d’identification ou à un ou plusieurs éléments propres à cette personne, soit encore en croisant des données.
Lorsque les Données à caractère personnel sont « traitées », cela inclut l’utilisation, le stockage, l’enregistrement, le transfert, l’adaptation, l’analyse, la modification, la notification, le partage et la destruction de Données à caractère personnel, comme approprié aux circonstances ou comme exigé par la loi.
La présente Déclaration peut être mise à jour en fonction des besoins particuliers de la Société ou si la loi ou des réglementations l’exigent. Nous Vous encourageons à vérifier régulièrement si des mises à jour ont été apportées.
1/ Objectifs poursuivis par la Société
Nous pouvons être amenés à utiliser Vos informations personnelles dans le cadre de l’exploitation de nos activités, de la fourniture, de l’amélioration et de la personnalisation de nos Sites Web et de nos Solutions, de l’envoi de communications marketing ou autres liées à nos activités, ainsi qu’à d’autres fins légitimes autorisées par la loi applicable. Nous pouvons notamment utiliser Vos Données à caractère personnel pour :
- vous permettre, à Votre demande, d’être contacté par la Société afin d’obtenir, par téléphone ou e-mail, des informations sur la Société, ses solutions, ses produits, ses services et ses événements ;
- vous permettre, à Votre demande, de bénéficier d’une démonstration produit ou d’un test ;
- vous permettre d’être contacté, par téléphone ou e-mail, pour des prospections commerciales et/ou des sollicitations personnalisées selon Vos intérêts ;
- vous créer un compte ;
- vous fournir notre service client ;
- traiter Votre commande, y compris effectuer des transactions de paiement. Vous fournir également nos produits, services, événements, Sites Web, communautés, formations, certifications et autres offres commerciales ;
- vous envoyer des communications marketing, publicitaires et autres (y compris la personnalisation ou l’adaptation de toutes ces communications au destinataire particulier) ;
- gérer nos relations avec nos clients, partenaires, fournisseurs, participants aux événements et autres ;
- réaliser des enquêtes et d’autres études de marché ;
- appliquer les conditions légales qui régissent nos activités et nos propriétés en ligne ;
- nous conformer à la loi et protéger les droits, la sécurité et la propriété ;
- d’autres fins demandées ou autorisées par nos clients ou utilisateurs, ou pouvant être raisonnablement requises pour mener à bien nos activités.
La Société peut également utiliser Vos Données à caractère personnel pour des raisons techniques (par exemple, la déduplication des données), administratives (par exemple, des statistiques de vente) ou pour toute autre raison requise par la législation en vigueur (par exemple, pour Vous notifier de toute modification apportée à la présente Déclaration de confidentialité et de protection des données).
2/ Données à caractère personnel collectées
Conformément au principe de minimisation, la collecte de Vos Données à caractère personnel par la Société est limitée aux données strictement nécessaires aux fins identifiées ci-dessus.
Vous êtes libre de fournir ou non Vos Données à caractère personnel. Cependant, Votre refus de fournir Vos Données à caractère personnel en tout ou partie peut rendre impossible la réalisation de tout ou partie des objectifs et fins indiqués ci-dessus.
Aux fins de l'exploitation de nos activités, (i) de la réception de communications par e-mail sur la Société, ses solutions, ses produits, ses services et ses événements, et (ii) de la prise de contact pour des enquêtes, pour la précommande d’événements de la Société et pour des prospections commerciales, les informations peuvent inclure ce qui suit, le cas échéant :
- des contacts personnels et professionnels, par exemple le nom, l’adresse e-mail, le numéro de téléphone, le titre et le nom de la Société (Nom, prénom, Adresse e-mail professionnelle, Numéro de téléphone professionnel, Société, Titre du poste) ;
- des informations sur les autres interactions du personnel des clients actuels ou potentiels avec la Société, par exemple, l'approvisionnement et le service client ;
- des informations sur les intérêts des utilisateurs actuels ou potentiels.
Aux fins de présentation d'une candidature spontanée ou d'une candidature à une offre d'emploi ou de stage proposée sur le Site Web de la Société, les informations recueillies sont les suivantes :
- Coordonnées, et, par exemple, nom, prénom, adresse e-mail, numéro de téléphone ;
- Données professionnelles : CV, lettre de motivation et toutes informations présentes sur de tels documents.
Ces informations sont conservées pendant la durée nécessaire à la réalisation de l'objectif de recrutement. Le candidat a le droit de faire supprimer ses données à tout moment sur demande.
3/ Bases juridiques du traitement de Vos Données à caractère personnel
Les bases juridiques sur lesquelles la Société se fonde pour utiliser ou divulguer des Données à caractère personnel sont les suivantes :
- intérêts légitimes : dans la plupart des cas, nous traitons les Données à caractère personnel sur la base de nos intérêts légitimes dans le cadre d'activités commerciales telles que mentionnées ci-dessous, de manière à ce que les intérêts ou les libertés et droits fondamentaux des personnes concernées ne prévalent pas sur eux :
- la protection de notre activité, de notre personnel et de nos biens ;
- le service client ;
- le marketing ;
- l’analyse et l’amélioration de nos activités et/ou
- la gestion de questions juridiques.
Nous pouvons également traiter les Données à caractère personnel pour les mêmes intérêts légitimes de nos clients et partenaires commerciaux.
- Pour honorer nos engagements contractuels envers une personne : certains de nos traitements de Données à caractère personnel ont pour objectif de respecter nos obligations contractuelles envers des personnes, ou de prendre des mesures à la demande des clients en anticipation de la conclusion d'un contrat avec eux.
- Consentement : si la loi l'exige, et dans certains autres cas, nous traitons les Données à caractère personnel sur la base du consentement. Lorsque cela est requis par la loi (par exemple, pour l’utilisation d’empreintes digitales à des fins de sécurité dans certaines juridictions), il s'agit d'un consentement explicite.
- Conformité juridique : nous devons utiliser et divulguer des Données à caractère personnel d’une certaine façon afin de nous conformer à nos obligations juridiques.
4/ Destinataires des Données à caractère personnel
Vos Données à caractère personnel étant confidentielles, seules les personnes qui, en raison de leurs fonctions, sont dûment autorisées par la Société, ont accès aux Données à caractère personnel, sans préjudice d’une éventuelle transmission de ces dernières aux entités chargées de missions d’observation et d’inspection conformément à la législation applicable.
Toutes les personnes qui ont accès à Vos Données à caractère personnel sont soumises à une obligation de confidentialité et encourent des sanctions disciplinaires et/ou d’autres pénalités en cas de non-respect de cette obligation.
Ces personnes sont les membres du personnel autorisé de la Société, selon le cas et sur la base de leurs qualifications, au sein des départements Marketing, Commercial, Financier et Informatique de la Société, ainsi que les personnes dont ces membres du personnel dépendent.
Vos Données à caractère personnel sont également traitées par l'application SaaS CRM Salesforce.com, éditée et hébergée par Salesforce.com, utilisée par les personnes autorisées de la Société afin de Vous contacter pour des prospections et/ou des sollicitations commerciales, et accessible par les personnes autorisées des départements Marketing, Commercial et Financier de la Société à des fins de statistiques de vente et de comptabilité.
Contrairement à ce qui précède, Vos Données à caractère personnel soumises dans le cadre d'une candidature à une offre d’emploi sont uniquement accessibles par le département des Ressources Humaines de la Société, ainsi que par les personnes d'un autre département chargées du poste concerné et par les supérieurs hiérarchiques de ces personnes.
5/ Transferts de Données à caractère personnel en dehors de l’Union européenne
Vos Données à caractère personnel peuvent être consultées par les membres du personnel autorisé de la Société qui se trouvent en dehors de l’Union européenne.
Vos Données à caractère personnel peuvent être stockées sur les serveurs de la Société qui se trouvent en dehors de l’Union européenne.
Vos Données à caractère personnel peuvent être stockées sur des serveurs tiers qui se trouvent en dehors de l’Union européenne.
6/ Sécurité des Données à caractère personnel
La Société s’efforce de sécuriser et de protéger Vos Données à caractère personnel, de garantir la confidentialité de ces Données et d’empêcher ces Données d’être modifiées, endommagées, détruites ou divulguées à des tiers non autorisés.
Chaque fois que la divulgation de Données à caractère personnel à des tiers est nécessaire ou autorisée, la Société doit s'assurer, en tant que contrôleur des données, que ces tiers garantissent le même niveau de protection aux données concernées que celui assuré par la Société. La Société doit par ailleurs exiger des garanties contractuelles pour s'assurer, en particulier, que les données sont traitées uniquement aux fins que Vous avez préalablement acceptées, avec toute la sécurité et la confidentialité requises.
La Société a mis en place des mesures techniques et organisationnelles afin de garantir que les Données à caractère personnel sont conservées de la manière la plus sécurisée possible, pendant toute la durée nécessaire à la réalisation des objectifs pour lesquels ces données ont été collectées, conformément à la législation applicable.
Même si la Société prend toutes les mesures raisonnables pour protéger Vos Données à caractère personnel, aucune technologie de stockage ou de transmission n'est entièrement sûre.
Conformément à la législation européenne en vigueur, en cas de violation avérée des Données à caractère personnel susceptible d'entraîner un risque élevé pour les droits et les libertés des personnes concernées, la Société peut être dans l'obligation de fournir une notification de cette violation aux autorités de surveillance compétentes et, si la législation l'exige, aux personnes concernées (par le biais de notifications générales ou individuelles, selon le cas).
Sans préjudice de ce qui précède, Vous devez contribuer à empêcher tout accès non autorisé à Vos Données à caractère personnel.
7/ Durée de conservation des Données à caractère personnel
La Société conserve uniquement Vos Données à caractère personnel pendant la durée nécessaire à la réalisation de l’objectif de collecte, sous réserve des possibilités juridiques d'archivage et/ou des exigences légales concernant la conservation de certaines données.
Afin d'assurer la sécurité et la continuité des activités décrites dans la présente Déclaration de confidentialité, nous réalisons des sauvegardes de certaines données, que nous pouvons conserver plus longtemps que les données d’origine.
Vous pouvez Vous désabonner à tout moment de toutes les communications de la Société, à partir de la page « Gérer votre abonnement » accessible via un lien fourni dans chaque communication par e-mail. Si Vous Vous désabonnez des communications de la Société, Vos Données à caractère personnel collectées et traitées par la Société seront effacées.
8/ Liens vers des sites Web non contrôlés par la Société
Notre Site Web peut fournir des liens vers des sites Web tiers susceptibles de Vous intéresser.
La Société ne détient aucun contrôle sur le contenu des sites Web tiers ou sur leurs pratiques en matière de protection des Données à caractère personnel éventuellement collectées. C'est pourquoi la Société décline toute responsabilité concernant le traitement de Vos Données à caractère personnel par ces tiers. Il Vous incombe d'examiner les Politiques de protection de la vie privée et des données à caractère personnel de ces tiers.
9/ Cookies
Lorsque Vous naviguez sur le Site Web, des cookies peuvent être placés sur Votre terminal (ordinateur, mobile, tablette), sous réserve des choix que Vous avez préalablement exprimés dans les paramètres de Votre navigateur et que Vous pouvez modifier à tout moment.
Un cookie est un petit fichier texte qui contient des informations sur la navigation d’un utilisateur sur un site Web, dont l’objectif principal est d’améliorer la consultation du site Web pour l’utilisateur et de permettre l’accès à des contenus personnalisés. Les cookies peuvent être temporaires (auquel cas, le cookie sera supprimé automatiquement dès la fermeture du navigateur) ou permanents (auquel cas, le cookie restera enregistré dans le terminal jusqu’à sa date d’expiration, soit au maximum six (6) mois).
La Société utilise des cookies afin d’améliorer Votre expérience utilisateur et d’optimiser le design du Site Web, en collectant Votre adresse IP et les statistiques de navigation correspondantes sur le Site Web de la Société.
La Société peut également utiliser les services de fournisseurs de services tiers tels que Google Analytics, Google AdWords, Google Plus, afin qu’ils fournissent des services à la Société, notamment pour suivre et analyser une activité de navigation sur le Site Web de la Société afin de connaître les performances de notre Site Web.
10/ Droits individuels et modalités d’exercice
10.1. Droits relatifs à Vos Données à caractère personnel
Sous réserve des limites prévues par la législation applicable, Vous disposez des droits suivants en ce qui concerne Vos Données à caractère personnel :
10.1.1. Droit à l’information sur le traitement de Données à caractère personnel
La Société s'efforce de Vous informer de manière concise, transparente, intelligible et facilement accessible, dans un langage clair et simple, sur les conditions de traitement de Vos Données à caractère personnel.
10.1.2. Droit d’accès, de rectification et d’effacement (ou « Droit à l’oubli ») des Données à caractère personnel
Votre droit d'accès Vous permet de demander à La Société de confirmer le traitement ou non de Vos Données à caractère personnel, d’obtenir des informations sur les conditions de leur traitement et d’en recevoir une copie (pour toute copie supplémentaire, La Société a le droit d'exiger le paiement de frais raisonnables sur la base des coûts administratifs supportés). Si Vous faites cette demande sous forme électronique, les informations seront fournies sous une forme électronique couramment utilisée.
Vous avez également le droit d'obtenir la rectification rapide par la Société de toutes les Données à caractère personnel inexactes.
Enfin, sous réserve des exceptions prévues par la législation applicable (par exemple, une conservation requise pour se conformer à une obligation légale), Vous avez le droit de demander à La Société d'effacer rapidement Vos Données à caractère personnel, si l’un des motifs suivants s'applique :
- vos Données à caractère personnel ne sont plus utiles compte tenu des objectifs pour lesquels elles ont été collectées ou traitées ;
- vous souhaitez révoquer Votre consentement ayant servi de base pour le traitement et il n’existe aucune autre base justifiant ce traitement ;
- vos Données à caractère personnel ont fait l'objet d'un traitement illicite ;
- vos Données à caractère personnel doivent être effacées en vertu d’une exigence juridique.
10.1.3. Droit à la limitation/restriction du traitement des Données à caractère personnel
La législation applicable prévoit que Vous pouvez exercer ce droit dans les cas suivants :
- lorsque Vous contestez l'exactitude de Vos Données à caractère personnel, pendant la durée nécessaire à la vérification de l'exactitude de ces données ;
- lorsque le traitement de Vos Données à caractère personnel est illicite mais que Vous Vous opposez à leur effacement et demandez à la place la limitation du traitement ;
- lorsque la Société n'a plus besoin de Vos Données à caractère personnel mais que celles-ci restent nécessaires à la constatation, à l’exercice ou à la défense de Vos droits en justice.
10.1.4. Droit à la portabilité des Données à caractère personnel
Ce droit Vous permet de recevoir les Données à caractère personnel que Vous avez fournies à la Société dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par une machine, et de transmettre ces Données à un autre contrôleur des données sans entrave de la part de la Société.
Chaque fois que cela est techniquement réalisable, Vous pouvez demander à ce que Vos Données à caractère personnel soient transmises directement à un autre contrôleur des données par la Société.
10.1.5. Droit de révoquer Votre consentement au traitement de Vos Données à caractère personnel
La Société traite Vos Données à caractère personnel uniquement avec Votre consentement.
Vous pouvez à tout moment retirer Votre consentement en utilisant les moyens mis à Votre disposition à cette fin (lien hypertexte et procédure indiqués ci-dessous). Cependant, conformément à la législation applicable, la révocation de Votre consentement est uniquement valable pour l'avenir et ne modifie pas la licéité du traitement effectué avant cette révocation.
10.2 PLAINTES
Si, malgré les efforts de la Société visant à protéger la confidentialité de Vos Données à caractère personnel, Vous considérez que Vos droits n'ont pas été respectés, Vous avez le droit de déposer une plainte auprès de la Société en utilisant l'adresse de contact ci-dessous.
11/ Contacter la Société
Pour toute demande ou requête relative à la présente Déclaration de confidentialité et de protection des données et/ou pour exercer Vos droits tels que décrits ci-dessus, Vous pouvez écrire à la Société, par courrier électronique ou postal, aux adresses indiquées ci-dessous, en joignant une copie de Votre document d’identité dûment signé à :
La Société s’engage à Vous répondre rapidement et dans tous les cas, dans un délai d’un mois à compter de la réception de Votre requête.
Si nécessaire, compte tenu de la complexité et du nombre de demandes et de requêtes adressées à la Société, ce délai peut être prolongé de deux mois. Si tel est le cas, Vous serez informé de cette prolongation et de ses raisons.
Si la Société est dans l’impossibilité de répondre favorablement à Votre demande ou requête, elle Vous informera des raisons pour lesquelles elle ne prend pas de mesure supplémentaire.
12/ Droit applicable et juridiction
La Société est soumise à la législation européenne applicable en matière de protection des Données à caractère personnel, et notamment au Règlement Général sur la Protection des Données N° 2016/679 du 27 avril 2016 (« RGPD »), ainsi qu’à toute législation nationale adoptée en application de celle-ci, à titre subsidiaire, et susceptible de s'appliquer selon les circonstances.
Le siège social opérationnel de la Société étant situé en France, l'autorité de contrôle principale pour ses activités au sein de l'Union européenne est la Commission Nationale de l'Informatique et des Libertés or « CNIL ».
En cas de litige ne pouvant être résolu à l'amiable, le tribunal compétent sera déterminé selon les règles de procédure applicables.
13/ Avis de non-responsabilité
EKINOPS s'efforce autant que possible de garantir l'exactitude, la fiabilité et la précision du contenu de son Site Web, mais ne fait aucune déclaration et ne donne aucune garantie quant à l'exactitude, la précision et la fiabilité du contenu. Les caractéristiques techniques et les spécifications des produits ou des technologies sont susceptibles d'être modifiées sans préavis.
Dernière mise à jour : août 2023
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